Pengertian Dan Fungsi Surat Berdasarkan Para Ahli

Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk memberikan satu informasi tanpa harus bertemu eksklusif dengan orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat.

Pengertian Surat

Berikut pengertian surat berdasarkan beberapa para andal ibarat di bawah ini yaitu sebagai berikut : 

Surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk memberikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan lebih jelasnya, Surat ialah alat komunikasi tertulis untuk memberikan pesan kepada pihak lain yang mempunyai persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan aba-aba dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan. (Sugiarto, 2005:2)

Surat berdasarkan Finoza (2009:4), adalah informasi tertulis yang sanggup dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibentuk dengan persyaratan tertentu.

Sedangkan berdasarkan Suryani, dkk (2015:2), Surat adalah secarik kertas atau lebih yang berisi percakapan (bahan komunikasi) yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun organisasi/lembaga/instansi.

Menurut Yose Rizal “Surat sebagai alat untuk memberikan suatu maksud secara tertulis atau sebagai jenis komunikasi tulisan”. (2003:2) 

Surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk memberikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu ke pada pihak yang lain. (Ys. Marjo, 2000:15). 

Dari beberapa para andal di atas yang menjelaskan pengertian surat, maka sanggup disimpulkan bahwa surat adalah bentuk komunikasi yang berupa goresan pena untuk memberikan sesuatu dari hal yang sangat penting hingga biasa, dilakukan dari satu pihak kepada pihak yang dituju. Harus mempunyai persyaratan khusus ibarat yang dijelaskan oleh Agus Sugiarto. Penggunaan kertas untuk menulis surat harus tetap sesuai jenis suratnya, bentuk suratnya, penggunaan aba-aba atau notasi dalam surat dan pemakaian kalimat dalam surat harus memenuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar sehingga surat pun gampang dimengerti dan tetap menjaga sopan santun. Betapa pentingnya peranan surat, maka dalam penulisan maupun pengelolahannya harus dikerjakan sebaik mungkin biar sanggup membantu memperlancar tercapainya suatu tujuan perusahaan alasannya surat merupakan alat komunikasi tertulis sebagai bukti otentik “hitam diatas putih”.

Fungsi Surat

Menurut Finoza (2009:4), Surat mempunyai beberapa fungsi, yaitu:

• Sebagai alat komunikasi tulis
• Sebagai tanda bukti tertulis
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai fatwa untuk bertindak
• Sebagai keterangan keamanan
• Sebagai duta/wakil organisasi
• Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan.

Syarat-Syarat Surat Yang Baik

Adapun ciri-ciri surat yang baik, yaitu:

• Menggunakan kertas surat yang sempurna dari segi ukuran, jenis dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis.
• Menggunakan bentuk surat yang standar
• Menggunakan bahasa Indonesia yang baku
• Menggunakan gaya bahasa yang lugas
• Menggunakan bahasa yang jelas
• Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat
• Menyajikan fakta yang benar dan lengkap
• Tidak memakai singkatan, kecuali yang lazim digunakan dalam surat menyurat
• Tidak memakai kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat atau umum (Finoza, 2009:6)

Penggolongan Surat

Surat-surat yang digunakan baik oleh individu ataupun instansi mempunyai aneka macam macam penggolongan surat, baik berdasarkan isi, tujuan, wujud, sifat, keamanan isi, dan juga urgensi pengiriman/penyelesaiannyan.

Menurut Suryani,dkk (2013:4), Penggolongan surat terdiri dari:

1. Penggolongan surat berdasarkan wujudnya:

• Kartu Pos, yaitu surat yang ditulis pada selembar kertas sejenis karton yang berukuran 15 x 10 cm.
• Warkat Pos, yaitu surat yang ditulis pada sehelai kertas yang didesain sedemikian rupa sehingga isi surat tidak sanggup dibaca orang lain ibarat layaknya surat yang bersampul. Warkatpos dikeluarkan oleh PN POSTEL.
• Surat bersampul, yaitu surat yang ditulis pada secarik kertas (biasanya kertas dengan ukuran A4) yang dimasukkan dalam sampul surat/amplop. Adapun ukuran sampul surat ada berukuran kecil (berukuran 10 x 15 cm) dan sampul panjang (berukuran 10 x 24 cm).
• Memorandum (Memo) dan Nota, yaitu surat-menyurat yang digunakan dikalangan internal suatu kantor. Memo dan nota merupakan surat yang isinya pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat.

2. Penggolongan surat berdasarkan tujuan atau isinya:

• Surat pemberitahuan, yaitu surat yang isinya memberitahukan sesuatu informasi biar diketahui oleh peserta surat.
• Surat perintah, yaitu surat yang isinya memerintahkan suatu hal untuk dilaksanakan oleh peserta surat.
• Surat permintaan/permohonan, yaitu surat yang isinya suatu undangan atau permohonan sesuatu dari penulis surat kepada peserta surat. Permintaan atau permohonan itu sanggup berupa suatu barang, melakukan sesuatu, atau tidak melakukan sesuatu.
• Surat teguran/peringatan, yaitu surat yang isinya mengingatkan atau menegur atas suatu tindakan yang dilakukan oleh peserta surat.
• Surat panggilan, yaitu surat yang isinya wacana suatu impian atau keinginan atau perintah biar peserta surat melakukan apa yang diharapkan, diinginkan atau diperintahkan dari penulis surat kepada peserta surat.
• Surat pengantar, yaitu surat yang isinya menjelaskan atau wacana sesuatu yang harus dilakukan atau diteruskan yang oleh peserta surat atas surat/lembar petunjuk yang dikirimkan bersamanya.
• Surat keputusan, yaitu surat yang isinya memutuskan atau memerintahkan ibarat yang tertulis dalam surat yang dikirim kepada peserta surat (lihat surat bentuk khusus).

3. Penggolongan surat berdasarkan isi atau kepentingannnya, yaitu:

• Surat niaga atau bisnis, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi dilema bisnis dikalangan pengusaha atau badan-badan perjuangan dalam menjalankan kegiatan usahanya.
• Surat dinas, yaitu surat yang digunakan di lingkungan pemerintahan atau dinas-dinas pemerintahan sebagai alat komunikasi dalam menjalankan kegiatan kedinasan.
• Surat sosial, yaitu surat yang digunakan oleh lembaga/badan sosial sebagai alat komunikasi dalam menjalankan aktivitasnya yang bersifat non profit.
• Surat bentuk lain, yaitu surat yang sanggup digunakan secara cepat untuk suatu kepentingan yang mendadak atau harus dilaksanakan secara gerak cepat.
• Surat pribadi atau personal, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi diantara keluarga atau kerabat. Isi surat pribadi ialah wacana kekeluargaan dan persahabatan.

4. Penggolongan surat berdasarkan keamanan isinya:

• Surat sangat rahasia, yaitu surat atau dokumen yang diberi tanda “RHS” dan pada umumnya aba-aba ini digunakan dalam lingkungan bisnis/organisasi/lembaga/perorangan.
• Surat belakang layar atau sering disebut surat konfidensial, yaitu surat yang isinya dihentikan diketahui oleh orang lain selain yang namanya atau jabatannya disebutkan pada alamat surat tersebut.
• Surat biasa, yaitu surat pada umumnya yang sanggup dilakukan dengan memakai Kartu Pos, Warkat Pos atau surat tertutup yang dimasukkan ke dalam sampul atau cara lain. Apabila isinya dibaca orang lain tidak akan menimbulkan suatu akhir jelek atau merugikan yang bersangkutan atau organisasi/pejabat yang bersangkutan .

5. Penggolongan surat berdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya:

• Surat “Sangat Segera” atau kilat, yaitu surat yang harus dikirim dan secepatnya harus diketahui oleh peserta surat dan menerima jawaban atas isi surat dengan secepat mungkin.
• Surat “Segera”, yaitu surat yang perlu menerima jawaban dari peserta surat atas isinya sesegara mungkin ditindaklanjuti.
• Surat Biasa, yaitu surat yang isinya maupun cara pengirimannya tidak memerlukan cara secepatnya, tetapi sesuai uratan penyelesaian berdasarkan acara aktivitasnya.

Sumber: Dikutip dari aneka macam sumber.

Sekian uraian wacana Pengertian Surat Menurut Para Ahli, semoga bermanfaat.

Sumber http://infodanpengertian.blogspot.com

Share this post