Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi : Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau forum tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1. Fungsi informatif : Organisasi sanggup dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan isu (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap sanggup memperoleh isu yang lebih banyak, lebih baik dan sempurna waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi sanggup melakukan pekerjaannya secara lebih niscaya isu intinya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran administrasi membutuhkan isu untuk menciptakan suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan isu wacana jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif : Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua forum atau organisasi, ada dua hal yang besar lengan berkuasa terhadap fungsi regulatif ini, yaitu: 

Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran administrasi yaitu mereka yang mempunyai kewenangan untuk mengendalikan semua isu yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memperlihatkan isyarat atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada: 

Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah. 

Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi. 

Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi. 

Tingkat dapat dipercaya pesan yang diterima bawahan. 

Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif intinya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan wacana pekerjaan yang boleh dan dilarang untuk dilaksanakan. 

3. Fungsi Persuasif : Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif : Setiap organisasi berusaha menyediakan kanal yang memungkinkan karyawan sanggup dilaksanakan kiprah dan pekerjaan dengan baik. Ada dua kanal komunikasi formal ibarat penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga kanal komunikasi informal ibarat perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan acara ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Memahami Komunikasi dalam Organisasi 

Gaya komunikasi atau communication style akan memperlihatkan pengetahuan kepada kita wacana bagaimana sikap orang-orang dalam suatu organisasi dikala mereka melakukan tindak menyebarkan isu dan gagasan. Sementara pada efek kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran administrasi sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan kiprah dalam organisasi, bagaimana kita menentukan orang yang sempurna untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita menentukan kanal yang efektif untuk melakukan kiprah tersebut. 

Gaya Komunikasi. Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat sikap antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation). 

Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan sikap komunikasi yang digunakan untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan impian dari peserta (receiver). 

Gaya Komunikasi yang akan kita pelajari ialah sbb: 

1. The Controlling style 

Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. 

Pihak-pihak yang menggunakan controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk menyebarkan pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali kalau umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya. 

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan supaya dibicarakan bersama namun lebih pada perjuangan menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering digunakan untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula. 

2. The Equalitarian style 

Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara verbal maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication). 

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi sanggup mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai janji dan pengertian bersama. 

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, ialah orang-orang yang mempunyai sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina relasi yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup relasi kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, alasannya gaya ini efektif dalam memelihara tenggang rasa dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan share/berbagi isu di antara para anggota dalam suatu organisasi. 

2. The Structuring style 

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun verbal guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan kiprah dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan menyebarkan isu wacana tujuan organisasi, acara kerja, hukum dan mekanisme yang berlaku dalam organisasi tersebut. 

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien ialah orang-orang yang bisa merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memperlihatkan tanggapan atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul. 

3. The Dynamic style 

Gaya komunikasi yang dinamis ini mempunyai kecenderungan agresif, lantaran pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering digunakan oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen). 

Tujuan utama gaya komunikasi yang bergairah ini ialah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi perkara yang kritis tersebut. 

4. The Relinguishing style 

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk mendapatkan saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain. 

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif dikala pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua kiprah atau pekerjaan yang dibebankannya. 

5. The Withdrawal style 

Akibat yang muncul kalau gaya ini digunakan ialah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang menggunakan gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, lantaran ada beberapa perkara ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut. 

Dalam deskripsi yang kongkrit ialah dikala seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam perkara ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh lantaran itu, gaya ini tidak layak digunakan dalam konteks komunikasi organisasi. 

Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas ialah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing sanggup digunakan secara strategis untuk menghasilkan imbas yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat 

Referensi : 

Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss, Human Communication, 1994

Miftah Thoha, Perilaku Organisasi, 1996 

Ronald Adler dan George Rodman, Understanding Human Communication, 1997 

Onong Uchyana Effendi, Dimensi-Dimensi Komunikasi, 2001 

A. Mulyana, Teori Komunikasi-modul 10, 2008 

Sumber http://tugasakhiramik.blogspot.com/

Share this post