14 Kiprah Dan Kiprah Sekretaris Dalam Organisasi

Akuntansilengkap.com | 14 Tugas dan Peran Sekretaris dalam Organisasi – Jika ingin menjadi sekretaris professional, tentunya wajib bagi kau untuk banyak berguru teori dan memperbanyak pengalaman. Fungsi dan peran sekretaris tidak hanya sebagai “pembantu atau penggembira pimpinan”, melainkan sekretaris sebagai subyek penting dalam sebuah organisasi/perusahaan/badan usaha. (Baca : Pengertian dan fungsi sekretaris )

Sekretaris bisa diibaratkan sebagai komponen penting dalam suatu mesin yang besar lengan berkuasa terhadap kinerja mesin keseluruhan.

Pernahkah terbesit pertanyaan seperti, bagaimana dengan perkembangan teknologi ? mungkinkah bisa menggantikan kiprah sekretaris ?

Jawabannya, meskipun perkembangan teknologi semakin pesat dan alat-alat perkantoran canggih, kiprah dan fungsi sekretaris tetap tidak sanggup tergantikan, alasannya yaitu tetap butuh sentuhan tangan terampil dan buah pikiran seorang sekretaris hingga kapanpun. 

Tugas Sekretaris

Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris mencakup :

1. Tugas-tugas Rutin

Tugas rutin yang dimaksud yaitu kiprah umum yang menjadi pekerjaan rutin oleh sekretaris, tanpa harus menunggu kode dari pimpinan meliputi,

• Membuka surat.masuk untuk pimpinan
• Menerima dikte.
• Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
• Menerima dan melayani telepon serta menelpon.
• Menata arsip/surat.

2. Tugas-tugas khusus

Tugas khusus sekretaris yang dimaksud yaitu jenis kiprah yang tidak setiap hari dilakukan oleh sekretari. Tugas khusus ini dilakukan apabila menerima perintah pribadi atau kode khusus dari pimpinan kepada sekretaris, dan biasanya, penyelesaian secara khusus pula.

Dengan kata lain, kiprah khusus ini tidak sering dilakukan, akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya karena, ada unsur kepercayaan bahwa kiprah sekretaris harus bisa menyimpan diam-diam perusahaan dan dipercayakan untuk menuntaskan kiprah tersebut.

3. Tugas-tugas istimewa

Tugas istimewa sekretaris ini biasanya menyangkut keperluan pimpinan. Tugas ini mirip membatnu mempersiapkan semua alat kantor yang diharapkan oleh pimpinan. Tugas istimewa lainnya mirip menjadi penghubung antara pimpinan dengan clien/relasi.

4. Tugas Keuangan

Tugas keuangan yang ditangani oleh sekretaris pada umumnya dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil).

Tugas keuangan ini meliputi:

• Menangani urusan keuangan kepemimpinan uang di Bank seperti, penarikan cek, penyimpanan uang di Bank dan pengambilan uang dari Bank.
• Membayar sejumlah tagihan rekening, dukungan dana atas nama pimpinan dan pajak.
• Menyiapkan catatan berupa pengeluaran sehari-hari, baik untuk keperluan pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan seharihari.

5. Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya adalah:

• Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan telepon.
• Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
• Menyusun program kerja sehari-hari pimpinan.
• Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

6. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Seperti apa pertemuan bisnis (Business Meeting) itu ? Pertemuan bisnis ini ditandai dengan pertemuan 2 orang atau lebih yang bertemu/berkumpul untuk saling mendapatkan dan memberi sesuatu yang berupa informasi, mencari solusi sebuah masalah, menyimak kembali kemajuan dan gosip lainnya.

Tugas ini yang biasanya memberatkan dan paling melelahkan dibandingkan kiprah sekretaris lainnya yaitu untuk mengorganisir pertemuan tersebut.

7. Tugas kreatif

Tugas kreatif sekretaris yaitu jenis kiprah atas prakarsa sendiri atau dengan kata lain tanpa diminta oleh pimpinan. Tugas kreatif ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris perihal suatu hal semoga sanggup membantu dan meringankan beban pekerjaan pimpinan.

Tugas kreatif sekretaris tersebut meliputi:

• Membuat perencanaan kerja,
• Mempelajari pengetahuan perihal kas kecil,
• Pemantapan kepribadian,
• Mempelajari pengetahuan perihal bank,
• Efisinsi kerja,
• Pengembangan diri sekretaris melalui mengikuti kegiatan seminar dan pembinaan atau kursus yang sanggup menunjang pekerjaan seorang sekretaris.

Baca juga:

1. Pengertian Dan 8 Jenis Jenis Koperasi Lengkap Serta Struktur Organisasinya
2.  3 Karakteristik Administrasi Perkantoran Dan Contohnya
3. Unsur Unsur Administrasi Perkantoran [Contoh dan Penjelasan] Menurut Ahli

Peran Sekretaris Menurut Para Ahli

Sekretaris berperan penting dalam memilih atau mempengaruhi keberhasilan tujuan kantor kawasan sekretaris bekerja.

Pentingnya peranan seorang sekretaris sesuai dengan jabatan sekretaris pada kawasan atau perusahaan/kantor mana ia bekerja.

Menurut Saiman (2002: 37)

Peranan sekretaris berdasarkan Saiman (2002: 37) 1 sanggup diketahui sebagai berikut :

1. Peranan sekretaris terhadap atasan.

1. Sebagai Pembina korelasi yang baik. Jadi, kiprah sekretaris yaitu menghubungkan orang-orang yang ingin berkomunikasi atau menemui pimpinan.
2. Berperan sebagai sumber gosip yang dibutuhkan pimpinan.
3. Sebagai asisten atau pelanjut harapan pimpinan kepada karyawan (bawahan) dalam pelaksanaan tugas.
4. Berperan sebagai penyumbang ide-ide baru.
5. Berperan sebagai faktor penunjang keberhasilan dalam pekerjaan dan cerminan bagi karyawan (bawahan).

2. Peran sekretaris terhadap bawahan tampak dalam :

1. Penentu kebijakan bagi pegawai secara adil. Kebijakan yang dimaksud mirip pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan pada bidang pekerjaannya.
2. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai supaya setiap pekerjaan bisa berjalan dengan lancar dan berhasil baik.
3. Memberikan apresiasi atau rasa puas dan gembira kepada pegawai yang sudah menjalankan pekerjaan.
4. Menampung dan menindaklanjuti pendapat dan undangan pegawai dalam banyak sekali masalah.
5. Melakukan pendekatan kepada pegawai supaya sanggup melihat kelemahan dan kehendak pegawai, sehingga bisa menawarkan solusi untuk pekerjaannya supaya sanggup mencapai hasil yang baik. 

Baca juga:

1. 10 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
2. Pengertian dan Tahapan Proses Manajemen Strategi 
3. Pengertian Manajer Menurut Para Ahli Serta Tugas, 3 Tingkatan dan Contohnya

Menurut Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono (2003: 6)

Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono (2003: 6) 2 menyebutkan bahwa peranan sekretaris dalam suatu organisasi/perusahaan yaitu sebagai berikut:

1. Penjaga/Beranda Perusahaan

Sekretaris berperan sebagai penyeleksi tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan organisasi/perusahaan dan mengatur kegiatan pertemuan tersebut supaya tidak bertabrakan dengan kegiatan lainnya.

2. Filter dan Pengelola Informasi

Sekretaris bertugas mengelola Informasi yang masuk seperti, mencari, menyimpan dan mengatur. Sehingga bisa cepat ditemukan pada ketika dibutuhkan oleh pimpinan.

3. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan

Sekretaris berperan membantu pimpinan dalam kiprah sehari-hari dan sesekali waktu mewakili pimpinan untuk kepentingan perusahaan.

4. Secret Keeper/Pemegang Rahasia

Sekretaris harus menyadari bahwa dirinya memiliki gosip yang dihentikan diteruskan kepda pihak yang tidak berhak.

5. Penasehat untuk dimintakan banyak sekali pendapat.
6. Penghubung/Humas

Sekretaris berada pada posisi antara pimpinan dan pihak lain. Oleh alasannya yaitu itu, sekretaris harus sanggup menjabarkan kebijakan pimpinan kepada internal organisasi, dan menjadi penyampai gosip yang baik kepada pihak luar organisasi.

7. Perawat/Pelindung

Sekretaris diharapkan bisa memperhatikan kesehatan pimpinan dengan cara membuat suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah. 

Sumber:

1. Saiman. (2002). Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia 2. Hartiti Hendarto dan Tulusharyono. (2003). Menjadi Sekretaris Profesional . Jakarta : PPM

Demikianlah pembahasan tentang 14 Tugas dan Peran Sekretaris dalam Organisasi. Semoga sanggup menambah wawasan pembaca, dan semoga bermanfaat. Terima kasih banyak atas kunjungannya.

Kunjungi artikel terbaru:

1. 5 Jenis-Jenis Kantor Bank Lengkap
2.  Info Lengkap Tugas dan Wewenang Manajer Keuangan
3. Pengertian Manajemen Persediaan, Tujuan dan Contoh Rumus
4. 15 Jenis Lembaga Keuangan Bank dan Bukan Bank Beserta Fungsi dan Tujuannya
5. Pengertian, 8 Tugas Dan Fungsi Bank Sentral Menurut Para Ahli

 

Sumber http://www.akuntansilengkap.com

Share this post