Komunikasi Dalam Organisasi

KOMUNIKASI dalam ORGANISASI (sub kajian Periku Organisasi) : Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang menempel pada konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba mengembangkan informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi ialah seringkali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi insan terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu dibutuhkan adanya kolaborasi yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik impian pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari banyak sekali maksud yang mencakup kekerabatan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang kasatmata dan sanggup memperlihatkan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan. 

Bila target komunikasi sanggup diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka target yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi berdasarkan Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi sanggup digolongkan ke dalam tiga kategori: 

1. Komunikasi antar pribadi 

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam perjuangan memberikan isu yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian sanggup tercapai keinginan bersama. 

2. Komunikasi kelompok 

Pada prinsipnya dalam melaksanakan suatu komunikasi yang ditekankan ialah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam perjuangan memberikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak menyerupai komunikasi antar pribadi. 

3. Komunikasi massa 

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang mencakup cetak dan elektronik. 

Dalam melaksanakan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:

1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memperlihatkan suatu stimuli dan komunikan melaksanakan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan mempunyai kiprah ganda, dalam arti pada satu ketika bertindak sebagai komunikator, pada ketika yang lain bertindak sebagai komunikan.
3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya sanggup dipahami dalam konteks kekerabatan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua sikap ialah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak sanggup dikomunikasikan.

Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut sanggup digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan: 

Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut mempunyai perbedaan posisi yang jelas, menyerupai pimpinan, staff pimpinan dan karyawan. 

Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, mempunyai satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya. 

Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita sanggup memberi batasan wacana komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships).

Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi mencakup komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:

1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran administrasi mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a) Pemberian atau penyimpanan arahan kerja (job instruction)

b) Penjelasan dari pimpinan wacana mengapa suatu kiprah perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

c) Penyampaian isu mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

a) Penyampaian informai wacana pekerjaan pekerjaan ataupun kiprah yang sudah dilaksanakan

b) Penyampaian isu wacana persoalan-persoalan pekerjaan ataupun kiprah yang tidak sanggup diselesaikan oleh bawahan

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

d) Penyampaian keluhan dari bawahan wacana dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bab yang mempunyai kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

a) Memperbaiki koordinasi tugas

b) Upaya pemecahan masalah

c) Saling mengembangkan informasi

d) Upaya pemecahan konflik

e) Membina kekerabatan melalui acara bersama.

Proses Komunikasi

Pada tataran teoritis, paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu: 

Perspektif Kognitif. Komunikasi berdasarkan Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif ialah penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau mengembangkan isu wacana satu objek atau kejadian. Informasi ialah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau lambang lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, receiver akan mempunyai isu yang sama menyerupai yang dimiliki sender, oleh alasannya ialah itu tindak komunikasi telah terjadi. 

Perspektif Perilaku. Menurut BF. Skinner dari perspektif sikap memandang komunikasi sebagai sikap verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapat satu imbas yang dikehendakinya pada receiver. Masih dalam perspektif perilaku, FEX Dance menegaskan bahwa komunikasi ialah adanya satu respons melalui lambang-lambang verbal di mana simbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh respons. Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada kekerabatan stimulus respons antara sender dan receiver. 

Setelah kita memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi. Menurut Jerry W. Koehler dan kawan-kawan, bagi suatu organisasi, perspektif sikap dipandang lebih simpel alasannya ialah komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk menghipnotis akseptor (receiver). Satu respons khusus diharapkan oleh pengirim pesan (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai imbas yang dikehendaki, bukan suatu duduk masalah apakah isu yang disampaikan tersebut merupakan tindak mengembangkan isu atau tidak.

Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut:

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

Langkah pertama yang dilakukan sumber ialah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat isu untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. 

Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan ialah encoding, yaitu sumber menerjemahkan isu atau gagasan dalam wujud kata-kaya, gejala atau lambang-lambang yang disengaja untuk memberikan isu dan diharapkan mempunyai imbas terhadap orang lain. Pesan atau message ialah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa goresan pena ataupun sikap nonverbal menyerupai bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar. 

Langkah ketiga dalam proses komunikasi ialah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber memberikan pesan kepada akseptor dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk memberikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi mulut ialah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan susukan untuk komunikasi tertulis mencakup setiap bahan yang tertulis ataupun sebuah media yang sanggup mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan susukan komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan sanggup hingga kepada akseptor menyerupai yang dikehendaki. 

Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada akseptor pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka akseptor perlu menjadi seorang pendengar yang baik, alasannya ialah kalau akseptor tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, akseptor melaksanakan decoding, yaitu memperlihatkan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melaksanakan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan memilih bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memperlihatkan respons terhadap pesan tersebut. 

Proses terakhir dalam proses komunikasi ialah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari akseptor terhadap pesan yang disampaikan sumber sanggup berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima sanggup mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang sanggup dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

Sumber http://tugasakhiramik.blogspot.com/

Share this post